会计凭证

　　会计凭证简称凭证，是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。每个企业都必须按一定的程序填制和审核会计凭证，根据审核无误的会计凭证进行账簿登记，如实反映企业的经济业务。

　　按其编制程序和用途的不同，分为原始凭证和记账凭证。

原始凭证

　　原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

　　1、自制原始凭证

　　自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。

　　（1）一次凭证

　　一次凭证，是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”；车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”；以及报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等等，都是一次凭证。

　　（2）累计凭证

　　累计凭证是指在一定期间内，连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务，直到期末，凭证填制手续才算完成，以期末累计数作为记账依据的原始凭证，如工业企业常用的限额领料单等。使用累计凭证，可以简化核算手续；能对材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企业进行计划管理的手段之一。

　　（3）汇总原始凭证

　　汇总原始凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证，如“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等都是汇总原始凭证。

　　汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。在一张汇总凭证中，不能将两类或两类以上的经济业务汇总填列。汇总原始凭证在大中型企业中使用得非常广泛，因为它可以简化核算手续，提高核算工作效率；能够使核算资料更为系统化，使核算过程更为条理化；能够直接为管理提供某些综合指标。

　　（4）记账编制凭证

　　记账编制凭证是根据账簿记录和经济业务的需要编制的一种自制原始凭证。记账编制凭证是根据账簿记录，把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。例如在计算产品成本时，编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。

　　2、外来原始凭证

　　外来原始凭证，是指在同外单位发生经济往来关系时，从外单位取得的凭证。外来原始凭证都是一次凭证。如企业购买材料、商品时，从供货单位取得的发货票，就是外来原始凭证。

记账凭证

　　记账凭证是由会计人员对审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按其经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，作为登记账簿依据的会计凭证。记账凭证可进行如下分类：

　　1、记账凭证按其使用范围，分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。

　　（1）专用凭证

　　专用凭证指专门用来反映某类经济业务的记账凭证。专用凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付有无关系，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

　　收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。它是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据。

　　付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的会计凭证。它是根据有关现金和银行存款支付业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员付讫款项的依据。

　　转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的会计凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证填制。转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据。

　　（2）通用记账凭证

　　通用记账凭证指反映各类经济业务共同使用的统一格式的记账凭证。

　　在经济业务比较简单的经济单位，为了简化凭证可以使用通用记账凭证，记录所发生的各种经济业务。

　　2、记账凭证按其填列方式不同，分为复式记账凭证和单式记账凭证。

　　（1）复式记账凭证

　　又叫多科目凭证，是指在每一张记账凭证上填列一笔会计分录的全部账户名称，按反映经济业务的全貌要求编制的一种记账凭证，也是将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。

　　优点：可以集中反映一项经济业务的科目对应关系，便于了解有关经济业务的全貌减少凭证数量节约纸张，填写方便，附件集中，便于记账凭证的分析和审核等。缺点：不便于分工记账，同时不便于汇总计算每一个会计科目的发生额。在实际工作，一般都采用复式记账凭证。

　　（2）单式记账凭证

　　又叫单科目记账凭证，是按一项经济业务所涉及到的每个会计账户单独填制一张记账凭证，每一张记账凭证中只填写一个会计账户。每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。为单独反映每项经济业务涉及的会计账户及对应关系，单式记账凭证又分为借项记账凭证和贷项记账凭证。

　　优点：内容单一，便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账，并可加速凭证的传递。缺点：制证工作量大，且不能再一张凭证上反映经济业务的全貌，内容分散，也不便于查账，还易出差错。

　　3、记账凭证按其用途，分为分录凭证、汇总凭证、累计凭证和联合凭证。

　　（1）分录凭证

　　它是指直接根据审核无误的原始凭证一次填制完成的记账凭证。我们平时说的收款凭证、付款凭证、转账凭证，均属于此种凭证，该凭证上载明经济业务所涉及的会计账户、记账方向和金额。

　　（2）汇总凭证

　　汇总凭证是指根据分录凭证按照不同的方法加以汇总，根据登记总分类帐的一种记账凭证。汇总记账凭证包括“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”及“汇总转账凭证”等。

　　（3）累计凭证

　　累计凭证指将所有的记账凭证汇总而成的记账凭证，如“科目汇总表”等。

　　（4）联合凭证

　　联合凭证是指既有原始凭证或原始凭证汇总表的内容，同时又有记账凭证内容的一种凭证。例如，在自制的原始凭证上同时印上对应科目，用来代替记账凭证，这样就形成了联合凭证，它可以作为记账的依据。

　　原始凭证的填制要求：

　　1、记录要真实。

　　原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。

　　2、内容要完整。

　　原始凭证所要求填列的项目必需逐项填列齐全，不得遗漏和省略。

　　3、手续要完备(签名、盖章：谁出票谁盖章，谁经手谁签字)。

　　对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。

　　4、书写要清楚、规范。

　　5、连续编号。

　　6、不得涂改、刮擦、挖补。

　　7、填制及时。

　　记账凭证填制的基本要求：

　　1、审核无误：在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。

　　2、书写正确：文字摘要要简练，金额计算要正确，各种凭证必须连续编号，书写要符合规定。

　　3、分类正确：根据经济业务的内容，正确区别不同类型的原始凭证。

　　4、准确使用会计科目（科目名称，借贷方向，金额）。

　　还必须符合下列要求：

　　1、除结账和更正错账可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附原始凭证。

　　2、记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可据原始凭证汇总表填制;但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

　　3、记账凭证应连续编号，便于记账凭证与跨级账簿之间的核对，确保记账凭证的完整。

　　4、填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某曰某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明”订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

　　5、记账凭证填制完成后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

　　原始凭证审核的主要内容有：

　　1、审核原始凭证的合法性和真实性

　　审核所发生的经济业务是否符合国家有关规定的要求，有否违反财经制度的现象;原始凭证中所列的经济业务事项是否真实，有无弄虚作假情况。如在审核原始凭证中发现有多计或少计收入、费用，擅自扩大开支范围、提高开支标准，巧立名目、虚报冒领、滥发奖金、津贴等违反财经制度和财经纪律的情况，不仅不能作为合法真实的原始凭证，而且要按规定进行处理。

　　2、审核原始凭证的合理性

　　审核所发生的经济业务是否符合厉行节约、反对浪费、有利于提高经济效益的原则，有否违反该原则的现象。如经审核原始凭证后确定有突击使用预算结余购买不需要的物品，有对陈旧过时设备进行大修理等违反上述原则的情况，不能作为合理的原始凭证。

　　3、审核原始凭证的完整性

　　审核原始凭证是否具备基本内容，有否应填未填或填写不清楚的现象。如经审核原始凭证后确定有未填写接受凭证单位名称，无填证单位或制证人员签章，业务内容与附件不符等情况，不能作为内容完整的原始凭证。

　　4、审核原始凭证的正确性

　　审核原始凭证在计算方面是否存在失误。如经审核凭证后确定有业务内容摘要与数量、金额不相对应，业务所涉及的数量与单价的乘积与金额不符，金额合计错误等情况，不能作为正确的原始凭证。对于审核后的原始凭证，如发现有不符合上述要求，有错误或不完整之处，应当按照有关规定进行处理;如符合有关规定，就一定根据审核无误的原始凭证来编制记账凭证。

　　记账凭证的审核的主要内容有：

　　1、内容是否真实

　　审核记账凭证是否有原始凭证为依据，所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致，记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。

　　2、项目是否齐全

　　审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章。

　　3、科目是否正确

　　审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否有明确的账户对应关系，所使用的会计科目是否符合企业会计准则等规定。

　　4、金额是否正确

　　审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致，计算是否正确，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等。

　　5、书写是否规范

　　审核记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰，是否按规定进行更正等。

　　6、手续是否完备

　　审核出纳人员在办理收款或付款业务后，是否已在原始凭证上加盖”收讫“或”付讫“的戳记。

　　会计凭证装订时，需要按以下方式进行装订，

　　1、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

　　2、按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；

　　3、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

　　4、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。

　　会计凭证的保管要求主要有：

　　1、会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。

　　2、会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。

　　3、会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位负责人批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

　　4、原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。

　　5、严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

　　保管期限：会计凭证的保管期限为规定为30年。

　　会计凭证可以记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据；可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性，为会计监督提供重要依据；可以明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要文件；可以反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据；可以监督经济活动，控制经济运行。

　　会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得起到归档保管时止在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间的总称。

　　这一传递过程，包括凭证的审核、记账和装订、归档几个环节。企业每发生一项经济业务，往往要由内部若干个业务部门来分工完成，会计凭证也随着经济业务处理程序在各有关部门之间进行传递。