预付账款审计

　　预付账款审计是指对预先支付的款项进行的审计。对预付账款的审计主要为证实企业报表中的预付账款账面价值是否完整、是否存在、是否由被审计单位拥有或控制、计价与分摊是否正确、是否恰当列报

　　一、正常的审计中我们需要重点关注基准日余额是否为大额长期挂账（查看相关凭证及合同等资料、询问企业财务人员落实大额长期挂账的原因）、是否为关联方占用资金（首先从企业提供的关联方清单及公开渠道落实是否为关联方、其次查看该余额形成的原因如是借款、是出资未到位款项、是抽逃出资、是配合母或子公司包装收入等款项）、是否为因未开票而长期挂账（向相关财务和采购人员询问并获取相关合同等、获取对方单位的回函等）、是否为应结转而未结转的款项（一般是存货收回未开票、工程完工未开票等）。

　　二、对于破产业务审计，首先落实被审计单位基准日预付款每一余额形成的原因，根据形成的原因结转相应的款项，审计后的预付账款账面价值应为0；其次与企业债权申报表进行核对落实哪些需要与申报的债权进行抵消，哪些不能抵消（《中华人民共和国企业破产法》第四十条规定“债权人在破产申请受理前对债务人负有债务的，可以向管理人主张抵消，”但是债务人的债务人在破产申请受理后取得他人对债务人的债权、债权人已知债务人有不能清偿到期债务或破产申请的事实，对债务人负担债务的（债权人因为法律规定或有破产申请前一年所发生的原因而负担债务的除外）、债务人的债务人已知债务人有不能清偿到期债务的或者破产申请的事实，对债务人取得债权的（债务人的债务人因为法律规定或有破产申请前一年所发生的原因而负担债务的除外））。

　　三、审计不是一蹴而就，需要知识与经验的积累，时间的沉淀，自己选择的路跪着也要走下去，因为光明就在前方。

　　四、部分会计处理参考

　　（1）预付货款

　　借：预付账款

　　　　贷：银行存款

　　（2）收到货物：

　　借：原材料等

　　　　应交税金—应交增值税/销项税

　　　　贷：预付账款

　　（3）补付货款

　　借：预付账款

　　　　贷：银行存款

　　（4）回多余款项

　　借：银行存款

　　　　贷：预付账款

　　预付款项，包括预付货款和预付工程款等。预付账款与应收账款都属于公司的债权，但两者产生的原因不同，应收账款是公司应收的销货款，通常是用货币清偿的，而预付账款是预付给供货单位的购货款或预付给施工单位的工程价款和材料款，通常是用商品、劳务或完工工程来清偿的。因此，二者应当分别设置科目。

　　一、预付款项审计需获取的资料

　　1、预付款项相关合同、银行回单等；

　　2、期后结转凭证、入库单、采购发票等；

　　3、其他根据被审计单位情况需要的资料等。

　　二、预付款项审计步骤

　　第一步，取得预付款项明细账、总账（或科目余额表）及相关资料，编制审定表和明细表；

　　第二步，对预付款项执行分析性程序；

　　第三步，选择预付款项的重要或异常项目，函证其余额和发生额；

　　第四步，检查期后预付款项、存货等明细账及凭证，核实期后是否已收货并转销预付款项；

　　第五步，检查与关联方之间的交易和往来；

　　第六步，与其它相关科目核对，编制交叉索引；

　　第七步，与报表附注进行核对；

　　第八步，其他需执行的程序。

　　提示：

　　上述审计步骤系为预付款项审计提供的一个指南，初次接触审计工作的人员可照此执行，当积累一定的审计经验后，可以打乱顺序，如：有些工作可交叉进行、或执行某一程序即可完成两个或以上步骤的工作。

　　三、预付款项审计程序和审计过程介绍

　　1、编制审定表和明细表，三表核对一致

　　获取预付款项明细表，编制预付款项的审定表和明细表，确保预付款项在财务报表、审定表、明细表和披露表中的金额核对一致。

　　提示：

　　和其他实质性底稿一样，编制审定表和明细表的过程其实就是是核对数据的过程，也是执行预付款项其他审计程序的基础。

　　2、预付款项变动分析

　　分析期初期末预付款项余额变动是否合理，存在异常变动的需分析具体原因。关注预付款结算模式是否属于行业惯例，不同期间的结算方式是否发生变化，如果同一家供应商，采购的产品类型未发生变化，但结算模式由赊购转变为预付款结算，可能表明该款项存在问题。

　　3、检查账龄划分是否正确，审查预付款项是否按合同支付

　　（1）审计人员根据期初已审定账龄，结合本期发生额，必要时追查至相关凭证，审查期末账龄划分是否正确，账龄划分不正确的应建议被审计单位进行调整；

　　（2）对于账龄在一年以上的预付款项，应查明原因；

　　（3）检查每笔款项是否根据有关购货合同支付，以确定款项内容的真实性，在检查过程中若发现异常情况，应向外勤主管或项目经理报告，并扫描或复印相关资料，以便高级别审计人员判断是否需要进行账务调整。

　　提示：

　　1、对于账龄较长（一般为一年以上）的预付款项，应通过询问被审计单位、核对购货合同的相应条款判断预付款项挂账时间是否正常，尤其关注非正常的长期挂账的预付款项，判断被审计单位是否存在粉饰利润的可能性。可能存在长期挂账的原因：

　　（1）货物已到，但正式发票未到，未及时转账；

　　（2）发票、货物已到，但会计处理错误，重复记在应付账款；

　　（3）货物质量发生问题，需退货，引起经济纠纷的；

　　（4）被长期占用资金、以虚拟购货合同入账，虚挂的预付款项。

　　2、对已不符合预付款项性质的或无法再收回所购货物的款项，应转入其他应收款，并按规定计提坏账准备金，此时应核实坏账准备的计提是否正确；

　　3、对于预付的工程款和固定资产采购款，预付款项时通过该会计科目核算，但报表科目重分类至“其他非流动资产”。

　　4、对预付款项实施函证

　　（1）对于未回函的需再次发函或实施替代程序（如：检查合同、发票、验收单）等，核实预付款项的真实。

　　（2）用替代程序进行测试时，可采用以下方法进行：

　　①抽查预付款项余额形成的相关凭证，核对购货合同、付款记录及对方单位开具的收据等原始资料，核实交易事项的真实性，查阅预付货款期后收到货物的情况，并在明细表中作相应的记录；

　　②结合存货监盘或盘点抽查，查验被审计单位决算日是否存在货物已收到但未及时转账造成函证不相符的情况；

　　③对于发函时间紧张的，可将函证与替代程序同时执行；

　　④对于函证的回函情况，应在明细表中作相应的标识。

　　5、检查与预付款项相关的资产负债表日后事项

　　检查资产负债表日后的预付款项、存货及在建工程明细账，并检查相关凭证，核实期后是否已收到实物并转销预付款项，分析资产负债表日预付款项的真实性和完整性。

　　6、检查关联方交易及往来

　　（1）将明细表中的关联方单位与外勤主管下发的关联方清单进行核对，检查是否有将关联方单位归入非关联方单位的现象。

　　（2）对与纳入合并范围的关联方之间的预付款项一定要相互核对，如发现不一致的，应查明原因，直至相符，并将该金额列入统一的“内部往来抵销统计表”中，以便合并。

　　（3）了解交易目的，检查交易合同，查验会计凭证，核实其会计处理是否正确，从而核实对关联方的预付款项的真实性、合法性。

　　提示：

　　本底稿不一定单独开立，如经浏览，未发现异常事项，仅需在明细表中说明。

　　7、根据评估的舞弊风险等因素增加的审计程序

　　如果风险评估结果表明被审计单位可能存在舞弊风险，比如管理层面临业绩压力，可能存在制造虚假利润的动机，则还应结合费用类科目进行分析性复核，查明是否存在虚挂“预付款项”，同时伪造购货合同的现象。

　　8、检查预付款项是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报

　　检查预付款项列报是否恰当。

　　除前述各项提示外，提醒大家还要注意以下几点：

　　1、对于审定后存在一年以上的重要预付款项，需在报告附注说明中披露其原因；

　　2、对于上述审计过程中多次提到的检查有关合同或凭证，并不要求全部复印扫描，只有对检查有异常的资料才予复印扫描，如果经核对无疑问，只需在凭证检查表中记录所检查资料的一些特征即可。比如：发票号码，所附原始凭证等；

　　3、预付款项一般期限较短，无需对其进行折现，计提坏账准备，但是对于长期挂账的款项，则需根据公司实际情况确定是否需要计提坏账准备。但对余额较大且长期挂账一直无发生额的预付款项，应重点检查初始发生时的相关依据，如公司董事会（或股东会）决议、合同等，查证是否为关联方、是否为抽逃资本、是否为股权投资、是否为非法谋利、是否为未经授权的非正常支付等情况，如无回函，也无债务人最近相关资料，应执行进一步的审计程序，以查明原因，如：利用专家（如律师）工作，查清形成往来的真实情况，不能简单以提取坏账准备了之；

　　4、对于为采购存货而发生的预付款项，如果供应商稳定，且采购量、采购单价较为稳定，则可以结合当期实际采购额情况执行分析性复核程序，从总体上分析其期末余额是否合理，以及分析是否存在未入账的存货。

　　重视对预付账款业务处理流程审计，最大限度地降低审计风险。预付账款业务处理流程是：编制计划—→签订合同—→记账—→付款四个基本环节，其业务处理流程审计具体包括：

　　1.审计被审单位是否编制计划。即审计被审单位的采购部门是否会同材料使用部门、会计等部门编制了可行性的采购计划。

　　2.审计被审单位是否签订合同。即审计被审单位的采购部门是否根据采购计划组织采购，与供货方或劳务提供方签订了合理性的采购合同。

　　3.审计被审单位是否记账。即审计被审单位的财务部门是否根据采购部门递交的发票账单和仓储部门送交的商品验收入库单进行核对，并且在单实相符的基础上进行了合规性账务处理。

　　4.审计被审单位是否付款。即审计被审单位的财务部门是否通知银行划拨真实性的预付账款。

　　及时对预付账款业务控制审计，为实现预付账款审计目标打下坚实的基础预付账款业务控制审计具体包括：

　　1.对预付账款职责分离控制的审计。被审单位应当建立采购与预付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与预付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与预付款业务不相容岗位至少包括：（1）请购与审批；（2）询价与确定供应商；（3）采购合同的订立与审计；（4）采购与验收；（5）采购、验收与相关会计记录；（6）预付款审批与预付款执行。

　　2.对预付账款订货控制的审计。被审单位应当对于大宗实物要做到公开招标采购，并与供应单位签订合同。同时，将合同副本分送会计及请购等部门，以便于检查合同的执行情况。为防止盲目进货，对于合同以外的进货必须得到另外的批准；对于经常性消耗物料用品的购买，则不必采用定货单程序，而是采用市场定点采购的方式。但购货发票必须有购货人、收货人和部门负责人员的签字；对于小批量的材料则实行比价采购，即同等材料比价格、同等价格比质量、同等质量比服务的原则，综合分析进行采购。

　　3.对预付账款货物验收控制的审计。被审单位仓库部门应在其可能的范围内对货物购进日期、品名、规格、供货单位、质量及数量等进行检验。对于特殊标准的货物，仓库部门还应将部分样品送交有关专家和实验室对其质量进行检验。仓库部门检验货物后，应填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货定单编号等内容的收货报告单，经部门主管签字后，及时交给购货和会计部门，以便于支付货款及进行相应的账务处理。

　　4.对预付账款入账付款控制的审计。被审单位应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定办理采购付款业务。