采购周期

　　采购周期，指采购方从决定下订单到收货这个过程(包括决定下订单、供应商确认、订单处理、生产计划、原料采购、检验、发货、收货)所用的全部时间。通俗地讲，就是指常规采购两次间隔的时间(天)。

　　由于实际采购活动中，采购的不规律性，采购周期往往采用平均采购间隔时间(天)。

　　1、经验定量法

　　采购周期=进货在途天数+平均储存天数+销售准备天数+机动保险天数。

　　某经营周期平均采购天数=∑(该产品每次采购量x每次进货间隔天数)/该期内采购总量。

　　2、采购点法

　　即当库存下降到采购点的时候，就马上进行采购的一种方法。

　　当供货和消耗较为稳定时：采购点=平均日销量X平均采购间隔天数。

　　当供货和消耗不稳定时：采购点=(平均日销量X平均采购间隔天数)±安全储存量。(供小于求相加，供大于求相减。)

　　采购周期第1步：请购单和规格

　　采购申请是用于请求采购部门授权在指定时间内购买所需数量的某些材料的内部文件。采购订单通常会在采购部门批准申请后创建。不同的材料、服务和资本设备可能有不同的生成采购申请的方法。

　　物料需求计划(MRP-material requirements planning)环境中的原材料和半成品将生成一个申请作为计划订单，计划员或计划员/采购员将对其进行审核。根据公司政策，这可能是继续订购材料所需的唯一授权。

　　采购周期第2步：寻源

　　在采购周期中，寻源是指供应商搜索、鉴定和选择的过程。

　　这个过程根据是否使用战术采购或战略采购而有所不同。战术性采购是比较被动的：供应商的搜索可能仅限于使用包括交易历史文件在内的批准的供应商名单。这意味着供应商已经符合资格标准。如果有多个供应商可供选择，买方可能会发出招标书以寻找最低价格。在某些情况下，可能只找到一个供应商。可以进行更详细的搜索，包括询问组织当前的供应商和销售人员网络，或使用基于互联网的技术，如电子目录和搜索引擎。

　　战略性采购更加积极主动--组织主动寻找供应商。这种方法会有很大不同。一般来说，在战略采购过程中，资格审查和选择更加有力，选择时除考虑价格外，还考虑技术能力、可靠性和/或售后服务等因素。

　　采购周期第3步：定价信息

　　一旦做出购买决定，下一步就是准备文件以请求供应商投标。可以通过供应商销售人员、目录、贸易杂志、贸易目录和互联网等多种来源确定潜在供应商。

　　（1）信息请求(RFI-Request for Information)

　　寻求编制供应商名单或对供应商进行资格预审的采购商使用此方法。RFI要求提供供应商财务可行性、产品线、生产能力、采购管理和协作技术以及交付能力等信息。

　　（2）询价(RFQ-Request for Quotation)

　　当详细的产品或服务规范或工作说明书(SOW-statement of work)已最终确定时，通常会使用RFQ。目标是从经过预审的供应商那里获得价格、交货和其他特定条款。RFQ的结果由采购委员会审查并选择供应商。此时，流程进入最终定价、谈判和签约阶段。

　　（3）征求建议书(RFP-Request for Proposal)

　　当详细的产品或服务规范或工作说明书(SOW)尚未最终确定时，通常会使用RFP。被问到的问题包括供应商资格和财务可行性；响应指南，例如保密、提案准备、谈判条款、提案评估和中标通知；SOW步骤，例如技术规范、定价和计费建议、供应商质量计划和实施计划。

　　（4）发布购买要约

　　通常用于政府合同，在这种方法中，投标是在公开招标文件中或通过互联网发布的。目标是确保投标对公众开放。

　　（5）反向拍卖

　　反向拍卖是潜在或合格供应商有机会对项目进行投标和重新投标的活动，目的是在竞争中胜出并获得合同。合同可以按百分比授予多个供应商，出价最低的投标人获得最高百分比。

　　采购周期第4步：签发协议

　　采购周期的第四步是签发协议。创建采购订单或其他协议并将其发送给供应商。此过程和传输方法可以是手动的、电子的或通过电子数据交换(EDI-electronic data interchange)。

　　需要协议副本的各个部门包括：

　　采购——管理订单，尽可能加快项目进度。

　　请求者——确认已订购零件或服务

　　交通——安排进场运输

　　接收——在零件或服务到达时进行交易

　　质量——被告知要检查哪些项目

　　应付账款——处理付款

　　其他类型的协议包括合同和工作说明书(SOW)或服务级别协议(SLA-service level agreement)。

　　无论是使用战术采购还是战略采购，协议都会在采购过程中发布。

　　采购周期第5步：跟进

　　将联系供应商以加快或取消加快零件或服务，或者可以请求关于数量或交货日期的更改订单。公司可能会要求供应商发出提前发货通知。

　　采购周期第6步：收获

　　零件到达时必须密切注意。接收部门需要一份协议副本，以确认在正确的时间和正确的地点收到了正确的零件和数量。当卡车到达时，公司可能会在提单上加盖时间戳，特别是如果要求的交货是日期和特定时间。应提供每个箱子的装箱单以识别零件，但在发出收货报告之前应确认每个细节。接收报告可以是电子的，并通知相应的人员和部门。

　　采购周期第7步：批准付款

　　应付账款将验证采购订单和收货报告是否与供应商的发票相符。付款条件也将在付款发布前按约定确认。付款过程可以是手动的，也可以使用电子资金转帐(EFT-electronic funds transfer)。