书面沟通

　　书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等。

　　书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。

　　书面沟通的基本原则如下：

　　内容和目的的明确；信息传递要正确、完整；内容表达简洁；书写格式规范，内容清晰。

　　可以是正式的或非正式的，可长可短。

　　可以使写作人能够从容地表达自己的意思。

　　词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。

　　书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。

　　书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。

　　在群体内部经常受限于约定俗成的规则。

　　书面材料传达信息的准确性高。

　　发文者的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。

　　信息及含意会随着信息内容所描述的情况，以及发文和收文时的部门而有所变更。这包括：

　　个人观点——收文者很容易忽略与他自己的看法有冲突的信息。

　　发文者的地位——发文者是上司、部属或同一阶层的同事，会影响信息的意义。

　　外界的影响——收文者能否专心阅读收到的信息？收文者的心情如何？你写这封函或备忘录的时候心情如何？这封函送达的时间是大清早或是午餐的时候？等等。

　　发文者选择的格式或时机不当。收文者很可能因为你一开始采用的格式不当，而不太注意你的信息内容。

　　在正式的场合，如商务谈判、合同签订、政策发布等情况下，使用书面沟通可以准确、详细地传递信息，确保信息不被误解或曲解。此外，在需要保留记录以备将来查阅的情况下，如邮件、信函等，书面沟通也是非常适用的。

　　虽然书面沟通在正式场合非常有用，但在某些情况下可能并不适用。例如，在需要快速传递信息或接收者无法接收书面信息（例如视力障碍）的情况下，口头沟通可能更为合适。