会议成本

　　会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和，即直接会议成本、时间成本和效率损失成本。

　　直接会议成本。这种成本也可以称为会议花费、会议经费，这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。

　　时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员（包括会议秘书）的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。

　　效率损失成本。这个成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。

　　公司计算会议成本的简便公式是：

　　会议成本＝2A×P×T

　　其中：A为与会者的平均工资的3倍；P为与会人数；T为会议召开的时间。

　　造成会议成本增加、会议低效的原因很多，归纳起来主要有以下几点：

　　会议时间安排不当。比如会议安排在快下班的时候召开，这时候大家已饥肠辘辘，而且可能已疲惫不堪，甚至可能归心似箭了，大家的精神和心绪都无法集中，会议结果必然是流于形式了。

　　1、控制会议次数

　　彼德·德鲁克教授认为，会议的时间不能超过总时间的25%，否则就是一个浪费时间的不健全组织。

　　开会不仅要中断正常进行的工作，而且要为参加会议做必要的准备，并为召开会议花费大量的成本。降低会议次数，把会议召开的次数控制在有限的范围，这是控制降低会议成本的重要一步。会议召开的次数越少，人们就越有可能做大量的工作，降低因过多会议而形成的成本。

　　2、控制会议经费

　　对于任何会议，都要核算成本。会议成本的第一部分通过控制会议的时间和与会人数来控制；第二部分即会议实际项目支出必须通过预算来控制。在预算会议经费时，一定要坚持会议从简，廉洁办会的原则，要反对奢侈浪费，借会议给与会人员变相办福利。

　　3、控制会议时间

　　召开会议和举办任何活动一样，都必须耗费一定的时间。但会议时间是构成会议成本的重要因素，会议成本与会议时间成正比，会议时间越长，会议成本越大。提高会议效率，就必须筛选、合并、简化议题，区分轻重缓急，会议只安排重要的、紧急的议题，提交会议讨论的议题必须属于会议职责范围，议题安排要适量，一次会议议题不能安排过多，议题安排过多，会议时间必然较长，会议时间过长，就会影响会议质量，提高会议成本。因此会议议题要少而精，要重要且紧急。

　　同时要控制与会人员发言时间。不论是大会报告、或大会交流性发言、小型会议发言，都必须控制在听众接受率极限时间点以内，最好控制在听众接受率快升段之内。也就是报告会时间控制在120分钟之内，最好在60分钟之内；大会交流性发言、小型会议发言时间控制在30分钟之内，最好在20分钟之内。否则，时间过长，不仅增加了会议成本，而且影响会议效果。

　　3、控制会议地点和规格

　　良好的会议地点是会议有效召开的保证，但会议地点选择不当将会影响会议的召开，造成没有必要的浪费。

　　会议地点要与会议的性质、规模、目的相适应，既能保证会议的有效召开，又不造成不必要的浪费为原则。但在实际中，不少单位召开会议，往往倾向选择外地、外省，选择名胜风景区，选择豪华的会场，名为开会，实际造成很大浪费，使会议成本人为增加。因此，要降低会议成本必须严格控制会议地点。